Chers clients, partenaires et utilisateurs,
Chez Traces Virtuelles, nous accordons une importance capitale à la protection de vos renseignements personnels. En tant que président et Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP), je suis personnellement engagé à garantir que toutes les informations que vous nous confiez soient traitées avec la plus grande diligence et dans le respect des normes les plus strictes.
La confiance repose sur la transparence, c’est pourquoi nous avons mis en place des mécanismes rigoureux afin de collecter, utiliser, communiquer et protéger vos renseignements de manière éthique et conforme à la Loi 25 du Québec. Nous avons élaboré cette politique pour vous expliquer nos engagements et les mesures mises en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données.
Notre mission est d’appliquer des pratiques exemplaires et de nous adapter en continu aux évolutions technologiques et réglementaires. Toute mise à jour de cette politique sera clairement communiquée afin d’assurer une transparence continue. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement et à nous contacter si vous avez des questions ou préoccupations.
La protection des renseignements personnels n’est pas seulement une obligation légale, c’est aussi un engagement éthique envers vous.
Charles Groleau
Président et Responsable de la Protection des Renseignements Personnels
TracesVirtuelles.com
Conformément à la Loi 25, nous avons désigné un Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP). Ce responsable joue un rôle essentiel dans la supervision et la mise en œuvre de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Ses responsabilités incluent :
Mise en place et application des politiques internes relatives à la protection des renseignements personnels.
Traitement des demandes des utilisateurs souhaitant exercer leurs droits en vertu de la Loi 25.
Gestion des incidents de sécurité impliquant des renseignements personnels et mise en place des mesures correctives.
Formation des employés et partenaires sur les obligations et meilleures pratiques en matière de protection des données.
Le RPRP de Traces Virtuelles est Charles Groleau. Toute question ou demande liée à la gestion des renseignements personnels peut lui être adressée par courriel à info@tracesvirtuelles.com, par téléphone au 1 844 384 4488, ou par courrier à l’adresse suivante : 250-107 Principale Ouest, Magog, Québec, J1X 2A6.
Nous collectons divers types de renseignements personnels afin de fournir des services de qualité et de garantir la sécurité de nos interactions avec les utilisateurs.
Les données collectées incluent :
Identifiants : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, adresse postale.
Informations de paiement : numéro de carte de crédit ou informations bancaires traitées de manière sécurisée.
Données numériques : adresse IP, fichiers journaux, cookies, données de navigation.
Informations professionnelles : nom d’entreprise, poste occupé, transactions effectuées.
Autres données : renseignements collectés via des sondages, interactions avec notre service client ou autres contextes spécifiques.
Nous collectons ces données uniquement lorsque cela est strictement nécessaire et en respectant les principes de proportionnalité et de transparence.
Lorsqu’un utilisateur soumet une demande relative à la protection de ses renseignements personnels, nous suivons un processus structuré afin d’assurer un traitement efficace et conforme à la Loi 25.
Réception de la demande : Le RPRP accuse réception de la demande par courriel ou par courrier dans un délai maximal de 10 jours ouvrables.
Analyse préliminaire : La demande est examinée pour en évaluer la validité et la complétude. Des précisions peuvent être demandées au requérant si nécessaire.
Traitement interne : La demande est traitée en fonction de sa nature (accès, rectification, suppression, restriction de traitement, etc.), et les mesures appropriées sont mises en place.
Réponse au requérant : Une réponse écrite est envoyée dans un délai de 30 jours à compter de la réception complète de la demande. Si un délai supplémentaire est requis, l’utilisateur en est informé avec justification.
Escalade à la Commission d’Accès à l’Information (CAI) : Si la demande ne peut être résolue de manière satisfaisante ou si le requérant conteste la décision rendue, il peut s’adresser à la Commission d’Accès à l’Information du Québec pour faire valoir ses droits.
Le RPRP veille à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les demandes traitées et à respecter les obligations légales en vigueur.
Nous recueillons les renseignements personnels à travers divers canaux afin de mieux servir nos utilisateurs tout en garantissant la confidentialité des données.
Nos méthodes de collecte comprennent :
Formulaires en ligne et physiques : remplis lors de l’inscription à nos services ou lors d’une interaction avec nos équipes.
Témoins de connexion (cookies) et technologies similaires : permettant d’améliorer l’expérience utilisateur et d’analyser l’utilisation de notre site.
Interactions avec le service client : courriels, appels téléphoniques, chats en ligne.
Services tiers et réseaux sociaux : lorsque l’utilisateur interagit avec nous sur ces plateformes.
Vidéosurveillance (si applicable) : dans nos locaux pour assurer la sécurité des lieux.
Nous utilisons des cookies, qui sont de petits fichiers stockés sur votre appareil lorsque vous visitez notre site web. Ces fichiers permettent de collecter des informations sur votre navigation afin d’optimiser votre expérience utilisateur, d’améliorer la performance du site et d’assurer sa sécurité. Les cookies peuvent être classés en plusieurs catégories :
Cookies essentiels : nécessaires au bon fonctionnement du site (ex. authentification, sécurité).
Cookies analytiques : nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site afin d’améliorer nos services.
Cookies publicitaires : permettent de diffuser du contenu ciblé en fonction de vos préférences.
Cookies de tiers : utilisés par des partenaires pour des fonctionnalités externes (ex. vidéos, boutons de partage).
Vous pouvez gérer vos préférences et désactiver certains cookies via les paramètres de votre navigateur ou en utilisant notre outil de gestion des cookies disponible sur notre site.
Conformément à la Loi 25, vous disposez de plusieurs droits concernant vos renseignements personnels :
Droit à l’oubli : Vous avez le droit de demander la suppression définitive de vos renseignements personnels lorsque leur conservation n’est plus nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf en cas d’obligation légale ou réglementaire nous imposant leur conservation.
Droit de rectification : Si vos renseignements sont inexacts, incomplets ou obsolètes, vous pouvez demander leur correction afin d’assurer leur exactitude.
Droit de suppression : Vous pouvez demander la suppression de vos renseignements personnels lorsque leur traitement n’est plus justifié, sous réserve des obligations légales.
PME Conforme veille à l’application stricte de ces droits en mettant en place des procédures rigoureuses. Toute demande d’exercice de ces droits doit être transmise à notre RPRP, qui en accuse réception et procède à une évaluation approfondie. Une réponse sera fournie dans un délai maximal de 30 jours, accompagnée des mesures correctives appropriées. En cas de litige ou de non-satisfaction de la demande, l’utilisateur peut soumettre un recours auprès de la Commission d’Accès à l’Information du Québec. Nous nous engageons à traiter chaque demande avec diligence et en toute confidentialité.
Le plan de gouvernance des renseignements personnels de Traces Virtuelles est un cadre structuré destiné à assurer une gestion rigoureuse et conforme des données personnelles. Il comprend plusieurs volets essentiels :
Formation des employés : Sensibilisation et formation continue pour garantir une application correcte des politiques de protection des renseignements personnels.
Politiques internes et procédures : Définition des lignes directrices pour encadrer la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
Protocoles de sécurité : Mise en place de mesures technologiques et organisationnelles pour prévenir les accès non autorisés et les fuites de données.
Gestion des incidents : Processus détaillé pour signaler, analyser et corriger tout incident de sécurité lié aux renseignements personnels.
Mécanismes de contrôle et d’audit : Évaluations régulières de la conformité aux exigences légales et identification des axes d’amélioration.
Ce plan est disponible pour consultation sur demande auprès de notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP).
Tous les renseignements personnels collectés le sont avec un consentement explicite et éclairé. Traces Virtuelles s’assure que chaque collecte de données, notamment via des formulaires en ligne ou papier, respecte les exigences légales et inclut une demande de consentement claire et compréhensible. Nos formulaires de consentement sont conçus pour détailler de manière précise les finalités de la collecte, les destinataires potentiels des données, ainsi que les droits des utilisateurs, y compris le droit de retrait du consentement à tout moment.
Nous mettons régulièrement à jour ces formulaires afin qu’ils restent conformes aux nouvelles exigences réglementaires et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Traces Virtuelles garantit que chaque utilisateur est pleinement informé avant de fournir ses données et peut à tout moment demander des clarifications ou retirer son consentement en contactant notre RPRP.
Cette politique est régulièrement mise à jour pour refléter les nouvelles exigences légales et les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Nous surveillons attentivement les évolutions législatives et les recommandations des autorités compétentes pour garantir la conformité et l’efficacité de nos pratiques.
Chaque mise à jour est réalisée de manière transparente et documentée afin de permettre à nos utilisateurs et partenaires de comprendre les changements apportés. Nous informons nos clients des modifications importantes par le biais de communications officielles et mettons à disposition un historique des mises à jour de la politique sur demande.
Nos équipes sont continuellement formées aux nouvelles réglementations et aux meilleures pratiques en matière de protection des données, afin d’assurer une application rigoureuse de cette politique dans toutes nos activités. En cas de questions ou de besoin d’éclaircissements sur les modifications effectuées, notre Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (RPRP) demeure disponible pour toute demande de renseignements.
Traces Virtuelles s’engage à assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels de ses utilisateurs en mettant en œuvre des solutions technologiques de pointe, adaptées aux menaces émergentes en matière de cybersécurité. Nous investissons continuellement dans des infrastructures robustes, incluant le chiffrement avancé des données, des pare-feu intelligents et des systèmes de détection des intrusions pour prévenir tout accès non autorisé.
En parallèle, nous veillons à sensibiliser et former régulièrement nos employés sur les meilleures pratiques en matière de sécurité des données, la gestion des incidents et la prévention des risques liés aux cyberattaques. Chaque employé suit des formations obligatoires sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels, afin d’assurer un respect strict des réglementations en vigueur.
Nous adoptons également des processus rigoureux de contrôle et d’audit internes pour garantir une conformité continue et identifier toute vulnérabilité potentielle. Notre engagement en matière de protection des données est une priorité absolue, et nous mettons tout en œuvre pour assurer une gestion sécurisée et responsable des informations de nos utilisateurs.
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